Dator > hur du skannar och hålla Office-dokument

  • hur du skannar och hålla Office-dokument


  • Den typ av scanner du använder för dina Office-dokument beror på dokumentets storlek och dina andra behov. Flatbäddsskannrar tillåter dig enkel skanning av tjocka eller udda-formade dokument, medan genomgångs-skannrar fungerar bra för standard 8 1/2-by-11-inch papper. Handhållna scanners hjälper dig att skanna större dokument storlekar som inte passar in i flak eller ett foder-genom skannrar, t. ex. arkitektoniska planer eller 11-av-17 utskrifter. När du valt din scanner, du måste ställa upp och organisera dina virtuella register. . Om du planerar att skanna dina Office-dokument så att de kan användas i en textredigerare som MS Word, Open Office Writer eller WordPad, välja en skanner som innehåller OCR-program
    1.
    Installera drivrutiner som medföljde skannern på datorn skannern ansluts till. Om du använder en nätverksansluten scanner, kan du behöva installera drivrutinen på varje dator som använder själva skannern, men inte varje dator som behöver visa dokumenten. Följ alla instruktionerna på förpackningen och anvisningarna på skärmen och se till att din scanner programvara är korrekt installerad.
    2.
    Starta skannerprogrammet genom att dubbelklicka på dess ikon på datorn. De flesta scanner programvara har inställningar som gör att du kan spara de scannade i vissa filformat, till exempel PDF, JPG och DOC.
    3.
    Klicka på PDF-alternativ om du vill skanna dokument så de behåller alla sina visuella egenskaper, däribland ord och bilder. Du kommer inte att kunna ändra dessa dokument utan en PDF editor, men du kommer att kunna visa och dela dem med alla datorer som har gratisprogrammet Adobe Acrobat Reader. Ange PDF-alternativ för storlek och upplösning du vill använda som standard scan. Programvaran kan även låta dig välja en standardplatsen där det kommer att spara alla PDF-filer. Välj en plats som är lätt att hitta, till exempel en mapp på skrivbordet.
    4.
    Klicka på texten, Word eller OCR ikonen. Ställ din favorit dokumentets storlek, upplösning och standardplatsen för alla dokument du vill skanna så de är redigeras i ett ordbehandlingsprogram. Om alla i ditt företag använder samma program för ordbehandling, har sparats i den processorn format. Om inte, spara filerna i Rich Text Format (. Rtf) är bäst, eftersom detta kan läsas av de flesta ordbehandlare.
    5.
    Klicka på alternativet för anpassade analyser och inrätta någon gemensam skanningsuppgifter du planerar att utföra, t. ex. en 2-av-3-tums PDF scan för visitkort eller separata platser för de genomsökningar som ska sparas och lagras.
    6.

    Testa varje inställning genom att skanna rätt typ av dokument genom scannern, så kontrollera filens plats för att se det räddade ordentligt. OCR-program är inte 100 procent korrekt, så kontrollera alltid OCR-filer för fel, särskilt när gränser eller ovanliga typsnitt som används.
    7.
    Informera resten av kontorspersonal där varje typ av fil lagras och hur man använder skannern korrekt.
    8.
    Tillbaka upp datorn som lagrar dokument regelbundet. Detta kommer att hålla en kopia av dina skannade dokument i händelse av datorhaveri.

    Tips och varningar


  • dokument ser bäst vid hög (1200 dpi), men som skapar extremt stora filer som äter upp utrymme och ta längre tid att öppna eller e-post. Försök att ställa in scannern på 300 dpi för att starta, sedan ändra skanningsupplösningen upp eller ner efter behov. Lägre upplösning kan vara bra om de handlingar kommer endast att visas på skärmen, inte tryckas om.

Previous:hur man fixar ett misslyckande utskriftshanteraren Next:hur man bestämmer ditt nätaggregat för en laptop





Relaterade artiklar


  • hur man använder ett UBS-minne
  • information om HP 9040 skrivare
  • jämföra laptop grafikkort
  • skillnaderna i DVI-kontakter
  • plasmaskärm problem
  • hur man byter bakgrundsbelysningen lampan i en Dell 1501
  • RAID-kontroller typer
  • hur man rengör en Mighty Mouse rulle
  • Hur gör jag Hastighetskontroll överföring från hårddisk till hårddisk?
  • hur man byter ett grafikkort i en bärbar dator