Om du äger eller förvaltar ett företag kan ha ett par extra bärbara datorer på sidan vara en stor fördel. Dessa lånad bärbara datorer kan användas för presentationer, utbildning och många andra syften, vilket gör att arbetstagare att få mer gjort varje dag. Men även om det finns några viktiga fördelar för säkerhet, miljö och bärbara datorer, finns dock vissa inneboende risker. Utan rätt kassan förfaranden, kan dessa bärbara datorer försvinner snabbt, kostade företaget tusen dollar och öppna företag upp till risken för dataförlust.
Inventering av dina apparater
Innan du kan designa en bärbar dator kassan förfarande, ta en fullständig inventering av den outnyttjade utrustning du har. Detta hjälper dig hålla reda på all tillgänglig utrustning, inklusive bärbara datorer, stationära datorer, projektorer och monitorer. Denna inventering kan spelas in på ett kalkylblad eller i en databas, och det bör innehålla information som till exempel modellen av den bärbara datorn, serienummer och artikelnummer. När du sparar färdigvarulager till nätverket vara säker på att bara välja anställda har tillgång till den. Detta är viktigt för att förhindra obehöriga ändringar i detta noggrant insamlade data.
Designa ett formulär Checkout
När man vet hur många bärbara datorer ditt företag äger och hur många det finns att låna, är nästa steg att skapa en bärbar dator kassan form användarna kan fylla i när de behöver en lånad bärbar dator. Formuläret bör kräva så mycket detaljerad information som möjligt, men åtminstone den måste innehålla namnet på de enskilda kolla den bärbara datorn, hur länge den bärbara datorn kommer att behövas, den förväntade avkastningen datum och anledningen den bärbara datorn behövs. Den bärbara datorn kassan form bör också innehålla en rad för den enskilde begär laptop för att skriva.
Hålla koll på de formulär
Papperskopior av den bärbara datorn kassan form bör behållas i bolagets filer. Dessutom bör dessa former skannas och sparas i samma mapp som innehåller en inventering av bärbara datorer och annan utrustning. Varje gång en bärbar dator är utcheckad, om befälhavaren databas eller ett kalkylblad uppdateras med namnet på den person som har den bärbara datorn checkat ut. När den bärbara datorn är tillbaka databas eller ett kalkylblad bör uppdateras igen för att återspegla det faktum att det är tillbaka i lager och tillgänglig för användning.
Skapa en Single Point of Contact
Att den bärbara datorn kassan förfarandet så smidigt och enkel som möjligt, utse ett enda kontaktpunkt. Använda mer än en person för att kontrollera bärbara datorer in och ut kan vara förvirrande, och det är lätt att tappa kontrollen över vilka bärbara datorer är utcheckade och vilka som är tillgängliga för användning.